El libro de bancos y su obligatoriedad ante el tema del “secreto bancario”

Uno de los temas que más me preguntan, por existir una parte no clara dentro del decreto 37-2016, es sobre el libro contable a utilizar para registrar las conciliaciones bancarias que determinen la razonabilidad del saldo contable, que ahora menciona el numeral 5 del artículo 93 Código Tributario, el cual indica que se considera resistencia a la acción fiscalizadora no elaborar las conciliaciones bancarias que determinen la razonabilidad del saldo contable.

Desde el punto de vista técnico, no existe libro contable, de los que menciona el artículo 368 del Código de Comercio, en el que se puedan operar las conciliaciones bancarias. Pero el artículo 378 del Código de Comercio indica, “Registros auxiliares. El comerciante podrá llevar los libros o registros auxiliares que estime necesarios”. Será que este libro de bancos, a partir de febrero 2017, es necesario (u obligatorio) para poder registrar las conciliaciones bancarias y determinar la razonabilidad del saldo contable.

Sobre la habilitación de las hojas de dicho libro, es necesario revisar lo que indica el artículo 5 de la ley del impuesto de timbres fiscales y de papel sellado especial para protocolos, que en el inciso 4) tiene la tarifa específica así “…Los libros de contabilidad, hojas movibles de contabilidad, actas o registros, por cada hoja. Q 0.50…”.  En conclusión, sí es necesario llevar este libro con los movimientos de las cuentas bancarias del contribuyente, habilitado por SAT y autorizado por el Registro Mercantil, pagando el impuesto del timbre fiscal y su arancel respectivo, por hoja de dicho libro.

Con el formulario SAT 7121, en el portal de Declaraguate, se genera la boleta de pago para el impuesto por la habilitación de libros. Solo que en listado de los libros a habilitar, seleccionar el auxiliar de cuenta corriente, que es el rayado o formato a tres columnas para operar dicho libros. Sobre la autorización del libro de bancos, se realiza en las oficinas del Registro Mercantil, mediante nota escrita que indique el nombre del negocio, nombre del libro a autorizar y la cantidad de hojas a autorizar.

En la reforma, el registrador tampoco indica la frecuencia de realizar las conciliaciones bancarias. Por lo que estas podrían ser mensuales, para que coincidan con los cortes de saldos mensuales del estado de cuenta bancaria o pueden ser anuales (con los movimientos de enero a diciembre de cada año), para que reflejen la razonabilidad del saldo al cierre del ejercicio contable, que a la vez debe coincidir con el saldo en el libro de inventarios, que ahora exige el artículo 368 bis del Código de Comercio, así “…Dichas cuentas bancarias deberán aparecer detalladas en el libro inventarios, especificando en el mismo el número de la cuenta, la institución bancaria en la que se encuentra, el tipo de cuenta, y el monto al cierre del ejercicio contable…”.

Y, por último, sobre este tema siempre me preguntan, y qué cuentas deben registrar los empresarios, ¿las personales o solo las mercantiles? Revisemos qué dice el mismo artículo 368 bis del Código de Comercio, que ahora indica, “los comerciantes obligados a llevar contabilidad deberán registrar en su contabilidad todas las cuentas bancarias que utilicen para realizar sus transacciones mercantiles e inversiones que se originen del capital o de los recursos financieros de la entidad…”.

Es clara la ley, que son las cuentas bancarias que utilicen para sus actividades mercantiles, pero también es válido aclarar que al momento de obtener la SAT acceso a la información financiera, por orden judicial, las entidades financieras darán información de todas las cuentas que tenga a su nombre dicho contribuyente. Recomendación para todos los comerciantes, es de ordenarse en sus registros de cuentas bancarias antes del cierre contable a diciembre 2017.