Todas las instituciones públicas están sujetas a ser fiscalizadas por la Contraloría General de Cuentas, de esa cuenta se emite un informe de auditoría que contiene el dictamen que el ente fiscalizador emite sobre la razonabilidad de los estados financieros de cada institución además contiene una serie de hallazgos o deficiencias por incumplimiento de leyes, fallas de control interno o en casos más delicados malos manejos en los fondos públicos.
No todos los hallazgos de un informe de auditoría son responsabilidad de las máximas autoridades que dirigen las instituciones, ya que cada uno de los empleados tiene funciones y responsabilidades las cuales al no acatarlas generan un incumplimiento y como consecuencia una sanción, eso no significa que existan malos manejos, solo que existen deficiencias que subsanar.
Por ejemplo, si no están al día las conciliaciones, no esta ordenado el archivo de documentos contables, o el libro de inventario no está al día, es responsabilidad directa del encargado de contabilidad y el director financiero como su jefe inmediato, en la falta de control de personal o expedientes de personal incompletos la responsabilidad es directamente del encargado de recursos humanos.
La máxima autoridad de cada institución es responsable únicamente de los hallazgos en donde ha tomado alguna decisión directa, por ejemplo, en una municipalidad cobrar dietas sin firmar las actas de las sesiones celebradas, aprobar contratos de personal no idóneo, girar instrucciones contrarias a la ley, o que el concejo tome atribuciones que le competen al alcalde, entre otras. Además, no se deben aceptar requerimientos verbales de asesores o personal que no sea su jefe inmediato o que no lleven requerimientos escritos.
Por ello es tan importante que tanto autoridades como funcionarios y empleados tengan claridad sobre las funciones y atribuciones que tienen y las consecuencias de no cumplirlas. Si en algún momento un empleado recibe una orden por ejemplo de darle tramite a expedientes incompletos o vencidos, pagar a proveedores que no cumplen requisitos o cualquier otro, debe pedir que se lo instruyan por escrito, esto para evitar que posteriormente las sanciones recaigan sobre el operador, de no existir una orden escrita se está aceptando la responsabilidad y las consecuencias de operar el expediente o hacer el pago.
La cadena de responsabilidad en los hallazgos está establecida en cada una de las leyes y reglamentos que aplican a las instituciones públicas para su funcionamiento, además en las normas de auditoria gubernamental adaptadas a Guatemala ISSAI.GT, las cuales son de observancia obligatoria para los auditores de la Contraloría y para los auditores internos.
En consecuencia, la máxima autoridad de cada institución no es responsable de cada hallazgos puesto que para eso existe personal contratado que debe cumplir con sus funciones, no vamos a esperar que el titular de la institución se dedique a controlar personalmente que cada quien cumpla con su función porque jamás le alcanzaría el tiempo, además si el ente fiscalizador detecta e informa que existieron incumplimientos en determinado periodo la máxima autoridad debe darle seguimiento e iniciar el procedimiento administrativo que corresponda por incumplimiento de funciones.