El artículo 2 del Decreto 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas establece que le corresponde la función fiscalizadora y de control gubernamental en forma externa a todas las instituciones y/o personas que manejen fondos públicos incluidas las colectas públicas.
Con esas facultades, la ley antes citada le permite a dicha institución para dar cumplimiento a sus funciones requerir información a los entes sujetos a fiscalización, para lo cual el artículo 7 establece de manera se debe dar acceso y disposición a los auditores para que realicen sus funciones de auditoría gubernamental.
Por esa razón es importante que los sujetos a la fiscalización de la Contraloría General de Cuentas conozcan qué deben entregar, el plazo y la forma en que deben de poner a disposición la información para evitar incumplir con los plazos o arbitrariedades por parte del ente fiscalizador que en algunos casos no lo hace dentro del marco que la ley le permite.
En ese sentido la misma Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas establece que los auditores deben estar debidamente designados por su autoridad superior, esto se materializa por medio del nombramiento de auditoría y significa que antes de cualquier requerimiento u otra acción, los editores deben hacer saber a institución que tienen nombramiento para realizar la auditoria, no deben notificarlo al secretario, director financiero, o cualquier otra persona porque las normas y manuales establecen que debe hacérsele saber a la máxima autoridad de la institución sujeta a fiscalización.
Tal y como lo establece la Ley, al estar legalmente notificados del nombramiento las instituciones quedan obligadas a proporcionar a requerimiento del ente fiscalizador toda clase de datos e informaciones necesarias para la realización de la auditoría, en un plazo de siete (7) días; como la ley no dice hábiles, estos 7 días se deben computar como hábiles tal y como lo establece la ley del Organismo Judicial, y deben computarse a partir del día siguiente al de la notificación; son inhábiles los días de feriado que se declaren oficialmente, los sábados y domingos.
Un aspecto importante es que los requerimientos deben cumplir con los requisitos establecidos por las normas ISSAI.GT, algunos auditores colocan en el requerimiento inicial “Que se tenga anuencia en cuanto a proporcionar información y documentación que sea solicitada en forma verbal, impresa“, lo cual no es legal porque todo requerimiento debe ser por escrito no verbal tal y como lo establecen los manuales de auditoria gubernamental de cumplimiento, financiera y desempeño; en esos manuales se establece el formato obligatorio para requerir la información por medio de la guía 9. Los Auditores, en el curso de las inspecciones, podrán examinar, obtener copias o realizar extractos de los libros, documentos, mensajes electrónicos, documentos digitales, incluso de carácter contable y, si procediera, retenerlos por un plazo máximo de veinte (20) días, siempre y cuando esto sea requerido por escrito en un plazo de 7 días, al vencer el plazo para retenerlos deben ser devueltos a la institución fiscalizada.