¿Qué libros se deben autorizar en la Contraloría?
El origen de la autorización de libros para las entidades y personas que manejan fondos públicos está en el decreto 2084 del Presidente de la República que data de 1938, que establece “que se deben de autorizar los libros de contabilidad, hojas sueltas, tarjetas y todas las formas que se utilicen para llevar cuentas, así también los libros de actas y todos aquellos que tengan importancia por servir de base a las operaciones contables o que pueden utilizarse como comprobantes de las mismas”
Una condicionante que establece el artículo 2 es que tales autorizaciones deben realizarse antes de utilizarse. La verificación del cumplimiento le corresponde a la Contraloría General de Cuentas, como lo establece su ley orgánica en el artículo 4, que indica: k) Autorizar y verificar la correcta utilización de las hojas movibles, libros principales y auxiliares que se operen en forma manual, electrónica o por otros medios legalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalización.
Para las municipalidades también debe de observarse el artículo 53 del Decreto 12-2002, Código Municipal que establece que la Contraloría General de Cuentas debe autorizar los libros que por ley le corresponda. Concretamente no se define un listado de libros que deban autorizarse, pero se amplia bastante cuando dice que se deben autorizar todos los libros y formas que se utilicen para soportar las operaciones contables o que se puedan utilizar para comprobante.
Tomando en cuenta lo anterior entonces se deben autorizar todos los libros que se utilicen en el área contable, financiera y administrativa, sean éstos para llevar registros principales o auxiliares, entre ellos se pueden mencionar libros de bancos, conciliaciones bancarias, tarjetas y libros de inventario, tarjetas y libros de almacén, folios de liquidación y registro de viáticos, combustible, utilización de insumos, entre otros.
Por otro lado, debe tomarse en cuenta que en las municipalidades o instituciones en donde existen órganos colegiados o concejos, debe autorizarse de preferencia libros de sesiones ordinarias y libros de sesiones extraordinarias, estos libros deben ser independientes de los que utiliza contabilidad o la gerencia administrativa.
Para que se lleve un orden pueden autorizarse libros para uso de junta de licitación y cotización, actas de recepción de obras, actas administrativas; el área de recursos humanos debe tener libros de actas de entrega y toma de cargos, actas de llamadas de atención, entre otras.
Debe existir en cada dependencia una persona encargada de llevar el control de los libros que se autoricen y de los folios utilizados y en blanco para autorizar antes de que se acaben los próximos folios, esto con la finalidad de que se tenga certeza del numero de libros autorizados para cada unidad ejecutora y a quien se le han entregado los libros para su utilización, la entrega de libros a los responsables deberá hacerse por medio de conocimientos que también se levantarán en folios autorizados, todo esto para resguardar a los cuentadantes y evitar hallazgos por pérdida o por levantar actas en folios no autorizados.
