Cuando se administran fondos públicos es necesario tomar en cuenta varios aspectos importantes para evitar hallazgos, sanciones o denuncias penales derivadas de una mala ejecución. En ese sentido existen varios preceptos legales que aluden directamente los impedimentos para incluir pagos no procedentes.
Una de las, es el decreto 89-2002 Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Públicos que establece tres tipos de responsabilidad siendo estas civil, penal y administrativa. En el artículo 17 se describen los casos que generan responsabilidad administrativa, entre ellos: a) a) La inobservancia e incumplimiento de funciones, atribuciones y deberes que las disposiciones legales o reglamentarias impongan; b) El abuso de autoridad en el ejercicio del cargo o empleo, siempre que la resolución, decisión, hecho u omisión que lo genere, no constituya responsabilidad civil o penal; f) La negligencia o descuido en la custodia, uso o destino de bienes integrantes del patrimonio público.
Cuando se registra un pago improcedente en el presupuesto lo que procede es la devolución de esos fondos, como ejemplo de pagos improcedentes se pueden mencionar entre otros los siguientes: en el uso de vehículos oficiales si éstos son objeto de alguna multa de tránsito, en las multas por el incumplimiento de presentación de declaraciones de impuestos u otros, en las multas impuestas por juzgados de trabajo derivadas de sentencias judiciales de reinstalación por despidos de personal; en estos casos las multas no pueden ser pagadas con fondos públicos, sino corresponde que las pague el funcionario que con sus decisiones u omisiones dio origen a las multas.
Además de lo anterior, cuando el funcionario es denunciado o necesita defensa de algún abogado no puede pagar esta defensa con el presupuesto institucional, estos servicios deben correr por cuenta propia, según el artículo 18 de la norma citada, para el pago de honorarios a sus abogados debe existir coherencia entre el salario que devengue y que tenga declarado como ingreso en su declaración jurada patrimonial.
Los gastos improcedentes en la ejecución presupuestaria de instituciones que manejan fondos públicos tienen sustento legal en Decreto 101-97 Ley Orgánica del Presupuesto, artículo 1, que indica: e) Fortalecer la capacidad administrativa y los sistemas de control y seguimiento para asegurar la calidad del gasto público, f) Responsabilizar a la autoridad superior de cada organismo o entidad del sector público, por la implementación y mantenimiento de: 4) La implementación de los principios de transparencia y disciplina en la administración pública que aseguren que la ejecución del gasto público se lleve a cabo con racionalidad y haciendo un uso apropiado e idóneo de los recursos.
El artículo 7 de la Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados públicos establece que están obligados a desempeñar sus deberes, atribuciones, facultades y funciones con estricto apego a la Constitución Política de la República y, las leyes. En consecuencia, están sujetos a responsabilidades de carácter administrativo, civil y penal por las infracciones, omisiones, acciones, decisiones y resoluciones en que incurrieren en el ejercicio de su cargo.