Derivado de las reformas al Código de Comercio, contenidas en el decreto 18-2017, que entraron en vigencia el pasado 29 de enero 2018, se desprende esta columna, principalmente la reforma al artículo 53 del Código de Comercio regula lo relacionado al uso y contenido de los libros de actas de las sociedades mercantiles. Es importante resaltar que hay dos libros de actas obligatorios. El primero es el de actas de juntas generales de socios, para las sociedades de personas (colectiva, de responsabilidad limitada y en comandita simple), o el de asambleas generales de accionistas, para las sociedades anónimas o en comandita por acciones.
El segundo libro obligatorio es el de actas de administración, sin importar que sea administrador único o varios administradores. La ley obliga que hagan constar las resoluciones que se adopten. Para sociedades mercantiles que tienen su órgano de administración constituido en consejo de administración, igual aplica esta disposición. Para ambos tipos de actas agrega varios requisitos, como el número del acta, lugar, fecha y hora de inicio de la reunión, forma y constancia de la convocatoria, verificación del cuórum (para asambleas de juntas de socios o asamblea de accionistas), nombramiento de quienes en dicha actividad fungirán como presidente y secretario de la sesión, ya que al final del acta son los únicos que firman la misma.
En las actas, aclara la ley que se debe dejar evidencia de las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos a favor o en contra. Sobre este mismo tema se agrega, con las reformas al Código de Comercio, el artículo 152 Bis, que otorga el derecho de formular preguntas o pedir aclaraciones de los temas comprendidos en la agenda, conforme se vayan tratando en las asambleas. El procedimiento de consultas será moderado por el presidente de la asamblea, para que se mantenga el espíritu de la actividad.
Cabe aclarar que ya era costumbre en muchas sociedades mercantiles acudir a un notario para levantar el acta de celebración de la asamblea, pero ahora la ley indica, que de necesitarse el auxilio del notario, esta acta deberá anexarse al libro de actas de la sociedad en un plazo que no exceda 15 días hábiles a partir de la fecha de realizada la asamblea, siendo responsabilidad del órgano de administración ver que se cumpla con esta disposición legal. El acta ante el notario debe foliarse en el correlativo siguiente a la última acta realizada en el libro.
No se debe olvidar que los libros de actas de sociedades mercantiles, además de tener el carácter de obligación para los comerciantes, pueden tener efectos fiscales; por lo tanto, también se deben habilitar los folios conforme a la Ley de Timbres Fiscales. Es decir, que cada hoja se debe habilitar pagando cincuenta centavos ante la SAT y veinte centavos ante el Registro mercantil.
La otra semana analizaré otros temas importantes de esta reforma, como el libro de registro de accionistas, desde el enfoque mercantil y de otras leyes especiales.
Director de impuestos en ARRSUC, S. C. Catedrático Universitario y Consultor Fiscal contabilidad@arrsuc.com