Comúnmente, decimos que las horas del día no nos alcanza ante tantas actividades que debemos realizar en el trabajo, y debido a ellos somos menos efectivos en cumplir con las metas que nos establecen en el trabajo. Planificar las horas para aumentar la eficiencia de nuestro trabajo y nuestro rendimiento se le denomina Gestión del Tiempo. Este se define como la planificación y ejecución de tareas en orden de prioridad y de los resultados que deseamos obtener.
Existen muchas metodologías que nos pueden ayudar a gestionar nuestro tiempo, y podemos optar por uno en específico, sin embargo, estas metodologías tienen algo en común, la forma en que clasificamos nuestras tareas.
Inicialmente nos dicen que definamos las tareas que nos den resultados inmediatos y efectivos, también aquellas que son urgentes e importantes, o aquellas que tienen una fecha límite que está muy cercana. En segundo lugar, aquellas actividades que nos dan buenos resultados, que son importantes, pero no urgentes, e incluso, se puede planificar su ejecución para más adelante. Por último, se dejan aquellas tareas que no son importantes, y que incluso se pueden eliminar de nuestros que haceres.
Pero a veces tenemos actividades que son importantes y otras que son urgentes y no sabemos cual priorizar. Los asuntos importantes, se definen como aquellos que requieren de una gestión determinada que nadie más puede realizar, mientras que las urgentes, son las que requieren una acción o gestión rápida, pero que podemos delegar a otras personas.
Otras acciones que no nos permiten gestionar adecuadamente nuestro tiempo son: que no sabemos definir bien nuestras prioridades, no sabemos delegar, no nos gusta tener fechas límite, trabajamos en un entorno desordenado, hacemos varias cosas a la vez, no utilizamos una agenda virtual o física y la más común, nos distraemos constantemente con el teléfono. Es importante definir cuál de todos estos son nuestros ladrones del tiempo, para cambiar estos hábitos.