El miércoles 11 de septiembre de 2019, fue publicada en el diario oficial la resolución de superintendencia número SAT-DSI-838-2019, en donde se incorpora al régimen de factura electrónica en línea a los contribuyentes que provean servicios profesionales individuales en general, a los organismos del Estado, entidades descentralizadas y autónomas incluyendo las municipalidades, entidades o empresas cualquiera que sea su forma de organización cuyo capital mayoritariamente esté conformado con aportaciones del Estado, cualquier entidad sin fines de lucro que reciba, administre o ejecute fondos públicos, entidades de cualquier naturaleza que tengan como fuente de ingresos, ya sea total o parcialmente, recursos subsidios o aportes del Estado respecto a los mismos, fideicomisos constituidos con fondos públicos y sociales; y las demás instituciones que conforman el sector público establecidas en el artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas.
Dicha resolución entró en vigencia el 12 de septiembre del presente año y prácticamente obliga a los profesionales descritos a someterse al régimen de factura electrónica en línea, lo cual consiste en eliminar las facturas en papel y que las mismas sean generadas por un sistema electrónico en línea, lo que puede hacerse de dos maneras: La primera es por medio de la agencia virtual de la SAT, en donde al profesional se le asignará a una firma electrónica gratuita, la factura quedará almacenada automáticamente en los sistemas y se pondrá a disposición para consulta tanto de las facturas recibidas como de las emitidas, el servicio por medio de la agencia virtual de SAT no tiene costo.
La segunda manera es generando la factura por medio de un certificador, es decir una empresa que se dedica a desarrollar software especifico para facturación, que está debidamente autorizada por SAT, la empresa certificadora le proporciona al profesional un programa o aplicación para generar facturas y coloca una firma electrónica para certificarlas; la empresa almacena y envía a la SAT las facturas emitidas, éstas son puestas a disposición de los contribuyentes para consulta, éste servicio tiene un costo que lógicamente debe pagarse a la empresa certificadora.
Para tener acceso a la agencia virtual de la SAT, se debe llenar electrónicamente un formulario, el cual será confirmado a su correo electrónico, luego se imprime y se entrega firmado en cualquier agencia tributaria, en donde le habilitarán el usuario inmediatamente y tendrá acceso a varios servicios, entre ellos la generación de factura electrónica en línea. La ventaja para los profesionales de estar en el régimen de factura electrónica en línea es que el archivo se encuentra en resguardo electrónico y que la misma puede enviarse por medios electrónicos lo que facilita las transacciones comerciales.
Para las instituciones detalladas al inicio, que reciben fondos públicos es importante que a partir de la fecha en que entró en vigencia la resolución observen que los profesionales que les provean de servicios, cualesquiera que sean, deben estar en el régimen de factura electrónica en línea, además se debe verificar que las facturas entregadas por el proveedor aparezca con los datos correctos en el registro electrónico de la SAT, lo que se puede hacerse por medio de la agencia virtual.