Varios funcionarios y empleados públicos están siendo objeto de notificaciones por parte de la Contraloría General de Cuentas en donde se les da a conocer un hallazgo detectado por el ente fiscalizador dándoles un tiempo para poder presentar las pruebas de descargo que consideren pertinentes para poder descargarlo, sin embargo, es importante tomar en cuenta algunos aspectos importantes para ejercer de manera efectiva la defensa.
La palabra hallazgo tiene muchos significados, en auditoría se le emplea en un sentido que se refiere a cualquier situación deficiente y relevante que se determine por medio de la aplicación de los procedimientos de auditoría en las áreas examinadas.
Al recibir la notificación debe observarse que en la misma vaya escrito correctamente el nombre y DPI del destinatario objeto de hallazgo. Así también al recibirlos encontrará el hallazgo dividido en cuatro atributos: uno: título de hallazgo, dos: condición que es la situación encontrada, tres: el criterio que es el sustento legal para que sea sancionable, cuatro la causa y cinco el efecto de no aplicar el criterio utilizado por el auditor gubernamental.
Para ejercer una defensa debe de observar que el criterio se refiera a actividades que sean realmente la responsabilidad de la persona que está siendo objeto del hallazgo, digo esto porque hay auditores gubernamentales que notifican hallazgos a funcionarios o empleados cuyas funciones no tienen nada que ver con la situación en cuestión.
¿También debe observarse que las bases legales utilizadas en el criterio sean las correctas, a que me refiero con esto? A que la base legal es la ley, norma, manual, etc., en donde diga cómo, cuándo y quien debe de cumplir con la situación que fue incumplida por parte del funcionario o empleado público, en ocasiones el criterio utilizado pierde materia ya que por la carga de trabajo o la prisa el equipo que realizó la auditoría transcribe mal el numero o nombre de la norma citada, coloca otro número de artículos que no corresponden, o toma un criterio que no aplica a la persona notificada, si ocurre esto el hallazgo no procede porque estaría sancionando con una norma inexistente.
En la actualidad lo que sucede es que se reciben las pruebas de descargo, se pide que el fiscalizado firme el acta y muchas veces, aunque se presenten pruebas suficientes y competentes para descargarse el hallazgo no se le descarga porque es una decisión unipersonal la que toma el equipo de auditoría.
El día de la discusión del hallazgo, al fiscalizado al presentar sus pruebas de descargo no se le debe limitar el derecho de defensa al pedirle que solo presente sus pruebas por escrito y en formato Word, sino, realmente se debe realizar una comunicación de hallazgos tal y como la exige la normativa de auditoria internacional y las normas de auditoria gubernamental ISSAI-GT, lo que consiste en leer íntegramente cada hallazgo al auditado, pedirle que presente sus pruebas de descargo, e ir transcribiendo el acta de mérito, el auditor debe “discutir” su criterio, interpretación y aplicación de la norma utilizada y el fiscalizado se debe ir convencido de que realmente se aplicó e interpreto correctamente la normativa, por último no olvidar adjuntar todos los documentos que le sirvan de prueba.