Adquisición y Arrendamiento de bienes con fondos públicos
La adquisición de bienes con fondos públicos es de por si complicada dada la normativa establecida por las diferentes leyes que aplican a el caso, en ese sentido existen ciertos requisitos formales que cumplir. Dentro de la normativa mas específica se encuentra a Ley de Contrataciones del Estado.
Un aspecto importante y que casi no es tomado en cuenta, es que para adquirir o arrendar un bien inmueble, inicialmente debe contarse con un dictamen de CONRED en donde conste que dicho bien se encuentra en condiciones idóneas para ser habitable y que cuenta con los servicios mínimos necesarios, por ejemplo, agua, luz, drenajes, y otros que pudieran necesitarse dependiendo del destino para el cual se adquiera o arrende.
Otro aspecto importante es que el bien inmueble o servicio a adquirir debe estar a nombre de la persona que está realizando la negociación o a quien se realizarán los pagos, un error común que genera hallazgos por incumplimiento o incluso la devolución del dinero es porque la persona que recibe los pagos está subcontratando el bien que vende o que da en alquiler.
En la adquisición de bienes como vehículos de transporte o carga, maquinaria y equipo, entre otros, deben de ser equipos nuevos y se adquirirán directamente del importador, esto porque el tiempo de vida útil es de 5 años según la normativa contable y legal, es decir que un vehículo en 5 años se ha depreciado totalmente, entonces no se estaría ejecutando con calidad del gasto si se adquieren vehículos usados cuyo valor en libros ha disminuido debido a la depreciación.
Es importante aclarar que, en el caso de adquirir bienes con fondos públicos, las instituciones se arriesgarían a ser sujetas de un reparo o sanción debido a que los bienes que son de segundo uso no tienen garantía, no se podría adquirir a un precio mayor al de su valor en libros (costo original menos la depreciación), lo ideal es que las instituciones públicas reciban bienes de segundo uso cuando son donaciones.
Otro aspecto que genera hallazgos y sanciones es que en la mayoría de los casos los traspasos de bienes de segundo uso son más tardado que cuando se realiza la adquisición de los bienes en primera compra tal y como lo establecen los procedimientos establecidos.
Por último, una obligación que no debe de dejar de lado las instituciones públicas es su inventario, pues debe existir coherencia y exactitud entre el inventario físico, el inventario del sistema SICOIN, y las tarjetas de responsabilidad de cada uno de los bienes registrados y adquiridos por las instituciones. En ese marco de ideas, las instituciones públicas deben procurar porque cada uno de los bienes que se han adquirido o recibido en donación deben aparecer contablemente registrados y codificados en sistema y también en físico, para evitar sanciones y reparos posteriores debido a un faltante en inventario lo cual es considerado un detrimento al Estado.
