Durante el mes de enero de cada año los funcionarios, empleados o personas sujetas a fiscalización según el artículo 2 del decreto 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, deben realizar una actualización de datos por medio del portal electrónico de la mencionada institución, según lo establece el acuerdo interno que norma la obligación de realizar este registro.
Respecto a ello, quienes por primera vez trabajan para el Estado o instituciones que perciban fondos públicos deben acudir a las delegaciones departamentales o sede central p*ara que se les asigne el ingreso al portal electrónico, en caso con anterioridad ya se cuenta con el registro, pero se perdió la contraseña o el usuario también debe acudirse de manera personal a la recuperación de tales datos. El no realizarlo tiene repercusión y sanción en las unidades de auditoría interna y recursos humanos a quienes el acuerdo del ente fiscalizador establece como responsables de verificar su cumplimiento, por lo que estas instancias deben estar atentas a informar sobre la obligación a quienes la deban presentar.
Durante el mes de enero de cada año, también se tiene plazo para realizar la ampliación a la Declaración Jurada Patrimonial o Declaración de Probidad, según lo establece el Decreto 89-2002 Ley de Probidad y Responsabilidades de funcionarios y Empleados Públicos. Recordemos que de por si la Declaración Jurada Patrimonial deben presentarla todos los funcionarios, empleados, o prestadores de servicios que perciban un salario mayor a ocho mil quetzales, también, sin importar el monto del salario deben presentarla las personas que reciban o administren fondos públicos, al tomar posesión y entregar el cargo sujeto a fiscalización, esto incluye el tener asignado usuario en Guatecompras, SIGES, SICOIN o tener puestos de decisión o administración de fondos públicos se perciba o no un salario por ello.
La ampliación a esa declaración jurada puede realizarse durante el mes de enero de cada año y deben realizarla todas las personas que durante el mes calendario anterior hayan adquirido (ellos, sus conyugues o hijos dependientes) bienes por cincuenta mil quetzales, o si contrajeron deudas u obligaciones por ese mismo monto.
Para realizar la ampliación a la declaración jurada patrimonial debe llenarse un formulario, en donde se describe en que consiste la ampliación, esta ampliación también debe realizarse en caso se haya aumentado o disminuido el monto de sueldo o salario o si se cambió de puesto dentro de la misma institución. En la mayoría de casos por desconocimiento muchas personas sujetas no la realizan en tiempo.
Son dos obligaciones distintas, que a veces suelen confundirse para quienes no han laborado para el Estado o en instituciones que manejan fondos públicos, todavía se está dentro de los plazos establecidos para el cumplimiento de ambas obligaciones según corresponda para evitar ser sujetos de sanciones.