Aspectos para tomar en cuenta al ser notificados de una auditoría de la Contraloría General de Cuentas
La Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas establece en el artículo 1 que es la responsable tanto de la fiscalización como del control gubernamental y en el artículo 2 el ámbito de competencia, es decir a quienes puede fiscalizar. En este orden de ideas al recibir un requerimiento del ente fiscalizador hay varios puntos a tomar en cuenta.
En primera instancia para que formalmente pueda requerir información debe existir un nombramiento de auditoría, el cual debe ser debidamente notificado por personal de la institución, éste personal debe identificarse plenamente antes de hacer la notificación es decir debe presentar su gafete en donde conste que laboran para la Contraloría, así también deben entregar una fotocopia de dicho nombramiento y de la cédula de notificación.
Al estar legalmente notificado el fiscalizado debe observar que el nombramiento cumpla con el principio de legalidad garantizado en la Constitución Política de la República de Guatemala, el cual consiste en lo siguiente: Que el nombre de la institución que se va a fiscalizar esté correctamente escrito; si se va a fiscalizar una entidad y sus unidades ejecutoras así debe decirlo textualmente el nombramiento ya que si solo dice el nombre de la entidad principal no tiene competencia por si solo para ampliarse, debe decir “y sus unidades ejecutoras”; que la cuentadancia que se consigna sea la que representa la cuenta de la entidad y no sea la de la cuenta de tesorería o una cuentadancia que esté inactiva (la cuentadancia se consigna en la parte superior derecha del nombramiento); que el nombramiento esté debidamente firmado por el director del área y el subcontralor del área que se esté fiscalizando sea calidad del gasto o probidad, así también que se identifique el periodo, aérea objeto y tipo de auditoría a realizar.
Una vez se compruebe que el nombramiento y la notificación de este son correctos entonces el ente fiscalizador puede realizar requerimientos de información, para pedir información siempre se debe hacer referencia al nombramiento que dio origen a la revisión. Así también debe tomar en cuenta que como mínimo el auditor debe cumplir con lo establecido en el artículo 7 de la Ley citada en el primer párrafo que establece que para evacuar el requerimiento de información el responsable tiene 7 días, así también que los auditores podrán obtener copias o realizar extractos de los documentos o archivos digitales que consideren y retenerlos por un plazo máximo de 20 días, después de ese periodo deben devolver los documentos.
Es importante tomar en cuenta que el requerimiento debe ser claro sobre lo que se pide y la forma en que debe presentarse la información, si debe ser certificada, firmada o sellada, etc., si el auditor necesita algo adicional debe solicitarlo por medio de otro requerimiento. Y por último debe tomarse en cuenta la entrega de documentación original para que el auditor la revise y se haga por medio de un conocimiento detallando cada documento que se entrega y el estado de la documentación, para que al ser devuelta por los auditores gubernamentales se pueda corroborar que la misma sea devuelta en su totalidad y en buen estado.
